Công văn nhập cảnh Việt Nam uy tín — Hướng dẫn thủ tục, hồ sơ

Trong bối cảnh chính sách visa Việt Nam ngày càng rõ ràng và chặt chẽ, công văn nhập cảnh Việt Nam uy tín vẫn là giải pháp cần thiết đối với người nước ngoài có doanh nghiệp bảo lãnh, làm việc hoặc lưu trú dài hạn tại Việt Nam.

Bài viết của Vietkite sẽ giúp bạn hiểu đúng bản chất công văn nhập cảnh, khi nào cần – khi nào không, cùng quy trình, hồ sơ và chi phí theo quy định mới nhất.

Công văn nhập cảnh Việt Nam là gì?

Công văn nhập cảnh Việt Nam (Entry Approval Letter / Visa Approval Letter) là văn bản do Cục Quản lý Xuất Nhập Cảnh Việt Nam cấp thông qua đơn vị bảo lãnh hợp pháp tại Việt Nam, cho phép người nước ngoài được nhập cảnh Việt Nam theo mục đích đã đăng ký. Công văn nhập cảnh có vai trò:

• Chấp thuận cho người nước ngoài được nhập cảnh Việt Nam

• Là căn cứ để nhận visa tại: Sân bay quốc tế Việt Nam (visa on arrival), hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài

Lưu ý: Công văn nhập cảnh không thay thế visa và không phải giấy phép lưu trú.

Khi nào bạn cần xin công văn nhập cảnh?

Trên thực tế, công văn nhập cảnh Việt Nam chủ yếu được sử dụng trong các trường hợp có đơn vị tại Việt Nam đứng ra bảo lãnh, đặc biệt là doanh nghiệp bảo lãnh người nước ngoài làm việc hoặc lưu trú dài hạn.

Bạn nên xin công văn nhập cảnh khi:

• Có công ty hoặc tổ chức tại Việt Nam bảo lãnh

• Nhập cảnh với mục đích làm việc, công tác, đầu tư hoặc lưu trú dài hạn

• Có kế hoạch chuyển đổi visa hoặc làm thẻ tạm trú sau khi nhập cảnh

• Không sử dụng e-visa, mà nhận visa tại sân bay quốc tế hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam

Trong các trường hợp này, công văn nhập cảnh đóng vai trò là căn cứ pháp lý ban đầu, giúp người nước ngoài nhập cảnh đúng mục đích và thuận lợi thực hiện các thủ tục tiếp theo theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Người nước ngoài không cần xin công văn nhập cảnh nếu:

• Nhập cảnh du lịch Việt Nam ngắn hạn

• Đủ điều kiện xin e-visa Việt Nam

• Thuộc diện miễn visa theo quy định hiện hành

Đối với mục đích du lịch, e-visa và miễn visa là các hình thức đơn giản, nhanh chóng và phù hợp hơn, trong khi công văn nhập cảnh không phải là lựa chọn cần thiết.

Hồ sơ và checklist xin công văn nhập cảnh Việt Nam

Để xin công văn nhập cảnh Việt Nam, hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ và chính xác ngay từ đầu. Việc thiếu hoặc sai thông tin trong checklist công văn nhập cảnh có thể khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung hoặc kéo dài thời gian xét duyệt.

Hồ sơ phía người nước ngoài

Người nước ngoài cần cung cấp hộ chiếu còn hạn tối thiểu 6 tháng cùng bản scan rõ nét trang thông tin hộ chiếu. Ngoài ra, cần xác định trước các thông tin nhập cảnh dự kiến như cửa khẩu nhập cảnh, ngày nhập cảnh, thời gian lưu trú tại Việt Nam và mục đích nhập cảnh (làm việc, công tác,…).

Tất cả thông tin này phải thống nhất với hồ sơ bảo lãnh để tránh sai lệch khi xét duyệt Entry Approval Letter Việt Nam.

Hồ sơ phía công ty bảo lãnh tại Việt Nam

Công ty bảo lãnh cần có giấy phép đăng ký kinh doanh còn hiệu lực. Đồng thời, doanh nghiệp phải chuẩn bị công văn bảo lãnh xin cấp Entry Approval Letter Việt Nam cho người nước ngoài.

Tùy mục đích nhập cảnh, cơ quan xuất nhập cảnh có thể yêu cầu bổ sung các giấy tờ liên quan như hợp đồng lao động, quyết định cử sang công tác hoặc hồ sơ đầu tư hợp pháp.

Công ty bảo lãnh người nước ngoài cần có giấy phép đăng ký kinh doanh còn hiệu lực

Lưu ý khi chuẩn bị checklist công văn nhập cảnh

Việc chuẩn bị đúng hồ sơ Entry Letter Việt Nam ngay từ đầu giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh hơn, hạn chế rủi ro bị trả về và đảm bảo điều kiện chuyển đổi visa hoặc làm thẻ tạm trú sau khi nhập cảnh.

Đây là bước quan trọng giúp quá trình xin công văn nhập cảnh diễn ra đúng quy định và đúng mục đích lưu trú.

Quy trình xin công văn nhập cảnh Việt Nam từng bước

Quy trình công văn nhập cảnh Việt Nam hiện nay được thực hiện trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công, do doanh nghiệp bảo lãnh tại Việt Nam thực hiện. Người nước ngoài không trực tiếp nộp hồ sơ.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ bảo lãnh
Doanh nghiệp tại Việt Nam chuẩn bị hồ sơ pháp lý của công ty và thông tin người nước ngoài theo đúng mục đích nhập cảnh đã đăng ký.

Bước 2: Nộp hồ sơ xin Entry Letter Việt Nam qua Cổng Dịch vụ công
Doanh nghiệp sử dụng tài khoản Dịch vụ công để nộp Entry Letter VN trực tuyến trên hệ thống của Cục Quản lý Xuất nhập cảnh – Bộ Công an Việt Nam.

Bước 3: Cơ quan xuất nhập cảnh xét duyệt hồ sơ
Cục Quản lý Xuất nhập cảnh kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, điều kiện pháp lý của doanh nghiệp bảo lãnh và mục đích nhập cảnh.

Bước 4: Nhận công văn nhập cảnh Việt Nam
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp nhận công văn nhập cảnh bản điện tử và gửi cho người nước ngoài.

Bước 5: Nhận visa Việt Nam theo công văn nhập cảnh
Người nước ngoài sử dụng công văn nhập cảnh để nhận visa tại sân bay quốc tế Việt Nam hoặc Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam theo nội dung đã được chấp thuận.

Lệ phí và thời gian xử lý công văn nhập cảnh Việt Nam

Lệ phí công văn nhập cảnh và thời gian xử lí phụ thuộc vào loại hồ sơ, thời gian xử lý và nhu cầu nhập cảnh của người nước ngoài.

Thời gian xử lý hồ sơ:

• Xử lý thông thường: 5–7 ngày làm việc

• Xử lý khẩn: 2–3 ngày làm việc

Thời gian được tính từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp qua Cổng Dịch vụ công.

Phí Entry Approval bao gồm lệ phí nhà nước và phí xử lý hồ sơ (nếu sử dụng dịch vụ). Mức phí cụ thể sẽ thay đổi theo loại visa, thời hạn lưu trú, số lần nhập cảnh và mức độ khẩn của hồ sơ.

Để đảm bảo đúng quy định và tránh phát sinh, lệ phí công văn nhập cảnh sẽ được báo chi tiết sau khi kiểm tra hồ sơ thực tế.

Thời gian được tính từ khi hồ sơ hợp lệ được nộp qua Cổng Dịch vụ công

So sánh công văn nhập cảnh, e-visa và visa on arrival 

Việc lựa chọn đúng loại visa Vietnam ngay từ đầu giúp người nước ngoài nhập cảnh đúng mục đích, tiết kiệm thời gian xử lý và tránh rủi ro phát sinh khi làm thủ tục tại Việt Nam.

Lỗi và rủi ro thường gặp khi xin công văn nhập cảnh Việt Nam

Trong quá trình xin công văn nhập cảnh, nhiều hồ sơ bị kéo dài thời gian xử lý hoặc từ chối do những sai sót tưởng chừng rất nhỏ. Dưới đây là các lỗi công văn nhập cảnh phổ biến và cách hạn chế rủi ro khi xin Entry Letter Việt Nam.

Doanh nghiệp bảo lãnh không đủ điều kiện pháp lý

Một số doanh nghiệp chưa đăng ký mẫu chữ ký, con dấu hoặc hồ sơ pháp lý chưa hoàn chỉnh trên hệ thống xuất nhập cảnh. Điều này làm tăng rủi ro xin Entry Letter không thành công. Doanh nghiệp cần hoàn tất hồ sơ pháp lý trước khi nộp công văn nhập cảnh.

Thông tin hộ chiếu không trùng khớp

Sai sót về số hộ chiếu, ngày sinh hoặc thời hạn hộ chiếu là nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung. Trước khi nộp, cần kiểm tra kỹ thông tin hộ chiếu và đảm bảo trùng khớp tuyệt đối với hồ sơ bảo lãnh.

Chọn sai cửa khẩu hoặc nơi nhận visa

Việc đăng ký nhận visa tại sân bay nhưng sau đó lại đến lãnh sự quán (hoặc ngược lại) có thể khiến người nước ngoài không được cấp visa theo công văn đã phê duyệt. Cần xác định rõ nơi nhận visa ngay khi nộp hồ sơ.

Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu và hiểu rõ các rủi ro xin Entry Letter sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, đúng mục đích và đúng quy định pháp luật Việt Nam.

Chuẩn bị hồ sơ đúng ngay từ đầu sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng

Dịch vụ xin công văn nhập cảnh Việt Nam uy tín

VIETKITE TOUR & VISA chuyên hỗ trợ công văn nhập cảnh Việt Nam uy tín cho người nước ngoài có công ty bảo lãnh, đảm bảo hồ sơ đúng luật – đúng mục đích – xử lý nhanh.

Ngoài công văn nhập cảnh, chúng tôi còn cung cấp các dịch vụ hỗ trợ nhập cảnh trọn gói, gồm:
Fast Track sân bay, Fast Track Mộc Bài, e-visa Việt Nam khẩn, visa run Việt Nam trọn gói, dịch vụ xuất nhập cảnh Mộc Bài trọn gói và thuê xe 7–16–29 chỗ.

Liên hệ ngay để được tư vấn đúng trường hợp và báo phí chính xác

VIETKITE TOUR & VISA
Hotline: 08.68.68.1088
Địa chỉ: 276 Nơ Trang Long, Phường Bình Thạnh, TP.HCM, Việt Nam
Google Maps: https://maps.app.goo.gl/ZJeDceHhwfX2sQz1A